Introduction
L'idée était de modifier le processus de réservation afin de le rendre plus utilisable pour les réservations de groupe.
- Le système aura un nouveau statut de réservation.
- L'opérateur pourra créer une réservation en devis qui pourra être confirmée après l'approbation du client.
- L'opérateur peut fixer un pourcentage d'acompte à payer sur le devis, afin que les clients puissent confirmer et payer l'acompte par eux-même en ligne.
- L'opérateur pourra désormais conserver la totalité de l'acompte ou le rembourser.
- Les clients pourront confirmer la réservation et (optionnellement) effectuer un acompte ou un paiement intégral à partir du lien de réservation.
- Devis (aucune retenue sur la capacité du produit)
- Confirmé (retenue sur la capacité du produit + dépôt (optionnel))
- Payé (entièrement payé et transformé en transaction)
- Annulé (la réservation a été annulée)
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Ajouter une note privée à une réservation qui sera affichée sur les détails de la réservation au point de vente (POS).
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Ajouter une note publique à une réservation qui sera visible pour un client sur le devis à partir du lien de réservation sur le ecommerce.
Fonctionnement
Prendre une réservation
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Commençons par prendre une réservation à partir du POS (Back Office → Point de vente). Lorsque vous ajoutez des produits au panier, vous verrez un bouton Réserver en bas à droite de l'écran.
2. En cliquant sur "Réserver", vous verrez maintenant une fenêtre de réservation. Cela vous permet de choisir des informations sur un client existant ou d'en créer un nouveau avec le bouton en haut.
*Remarque : vous pouvez rechercher par nom, email, entreprise, etc.
Vous pouvez également modifier la date de réservation à partir de cette fenêtre.
Ajouter une note privée/publique
Comme certains d'entre vous le savent déjà, Konnect vous permet de prendre des notes privées qui sont visibles dans le point de vente de la transaction, mais pas accessibles aux clients. Nous vous permettons désormais de prendre des notes publiques également, qui apparaîtront dans le lien de réservation et sur la facture PDF.
La valeur ajoutée : Imaginez qu'il y ait un manège défectueux, mais qu'il ait des clients qui viennent ce jour-là. Ces notes peuvent être ajoutées ici pour que l'administrateur du parc en soit informé et ne dirige pas le groupe vers ce manège, ou qu'il puisse le fermer à temps avant leur arrivée.
Comment puis-je modifier ma note privée?
Vous pouvez accéder aux détails de votre réservation et cliquer à nouveau sur "Note". Une fenêtre vous permettra de modifier la note et de l'enregistrer.
Nouveaux statuts de réservation
Avant de le configurer, il est important de comprendre l'idée générale:
Commençons par un changement facile à expliquer,
Nous avons modifier la façon dont les statuts de réservation était initialement configuré afin de donner 4 états :
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DEVIS : Un devis est établi lorsque le client réserve avec le parc, mais aucune capacité n'a été réservée ou allouée car aucun paiement n'a été effectué.
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CONFIRMÉ : Confirmé est lorsque le client réserve avec le parc en versant un acompte. Le système alloue alors la capacité de réservation à l'utilisateur final/client.
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PAYÉ : Payé est lorsque le client paie intégralement le parc et que la facture est convertie en transaction, ce qui change le statut du client en payé.
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ANNULÉ : Annulé est lorsque le client décide d'annuler sa réservation à partir de n'importe quel état.
Nouveaux boutons d'actions
Ces états sont automatisés, mais des actions manuelles peuvent être effectuées à partir de la colonne Actions dans les détails de la réservation.
Statut DEVIS
Le statut de réservation de devis est souvent considéré comme un accord verbal ou une réservation sans acompte. Cela signifie que nous ne bloquons pas de places pour la réservation, mais nous la conservons pour effectuer un suivi.
Le statut du client qui a réservé avec un devis changera une fois qu'il aura effectué un acompte ou un paiement total.
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Une réservation en statut DEVIS peut être basculé en statut CONFIRMÉ en effectuant un acompte sur la réservation. Une fois que le paiement est effectué, cette transition est automatique par le système.
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Une réservation en statut DEVIS peut être basculé en statut PAYÉ si le paiement INTÉGRAL a été effectué pour la réservation. Une fois que le paiement est effectué, cette transition est automatique par le système.
Un client en statut DEVIS peut être basculé en statut ANNULÉ en annulant la réservation dans les détails d'une réservation directement depuis le menu Actions dans l'onglet Réservations.
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Ces changements de statut peuvent également être effectués depuis la colonne Actions. Cette transition est manuelle (voir ci-dessus).
Le paiement peut être effectué de 3 manières:
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Directement à partir de la fenêtre de détails de la réservation
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Depuis la colonne Actions dans l'aperçu de toutes les réservations dans le POS
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Le client peut le faire sur le ecommerce (si la fonctionnalité est activée)
EXCEPTION : Conversion d'une réservation du statut DEVIS en statut CONFIRMÉ sans accompte.
Il est possible de convertir manuellement un statut DEVIS en statut CONFIRMÉ, ce qui validera la réservation.
Pour ce faire, le POS affichera un bouton pour Confirmer, une fois appuyé, il vous demandera de confirmer l'action (voir ci-dessous).
Statut CONFIRMÉ
Une réservation devient en statut CONFIRMÉ lorsque qu'un acompte ou une conversion manuelle a été effectué sur une réservation de DEVIS.
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Une réservation CONFIRMÉ peut passer au statut PAYÉ si le paiement INTÉGRAL a été effectué pour la réservation. Une fois le paiement effectué, ce changement est automatique dans le système.
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Une réservation CONFIRMÉ peut passer au statut ANNULÉ en annulant la réservation dans les détails directement depuis le menu Actions de l'onglet Réservations.
Ces changements de statut peuvent également être effectués depuis la colonne Actions. Ce changement est manuel (voir ci-dessus).
Le paiement peut être effectué de deux façons:
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Directement depuis la fenêtre de détails de la réservation
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Par le client directement depuis le ecommerce (si la fonctionnalité est activée)
Statut PAYÉ
Une fois que la réservation est entièrement payée, elle passe au statut PAYÉ.
Vue au POS
Depuis le POS, il est possible d'envoyer le lien de la réservation au client ou de visualiser le PDF de la transaction à partir des deux boutons ci-dessous.
Configurer la date d'échéance du paiement
Cette nouvelle fonctionnalité se trouve dans le Back Office sous Ventes → Règles de réservation.
Elle permet de configurer une date d'échéance de paiement. Vous pouvez la définir de plusieurs manières :
- Quand un client DEVIS doit envoyer son acompte
- Quand un client CONFIRMÉ doit envoyer son paiement intégral
- Ou les deux
Comme le montre la capture d'écran ci-dessous, le client dispose de 5 jours au total pour envoyer le PAIEMENT INTÉGRAL. À partir du moment où la réservation est au statut DEVIS, le client doit fournir l'acompte dans les 2 jours suivant la réservation, puis il aura 5 - [2] jours pour envoyer le paiement intégral.
Exemple : Nous sommes aujourd'hui le 16 février, le client a 2 jours pour envoyer un acompte. Il paie maintenant le 19 février, ce qui signifie qu'il est CONFIRMÉ et qu'il a 3 jours de plus pour envoyer le paiement intégral. Il ne possède pas 5 jours supplémentaires, car le compte à rebours commence à partir du moment où la réservation est prise.
REMARQUE : Une fois que la date d'échéance est dépassée, nous N'ANNULONS PAS automatiquement la réservation. Par courtoisie administrative, cela est indiqué sur la facture et les détails de la réservation dans le commerce électronique.
Acompte non remboursé
Cette mise à jour offre maintenant la possibilité de conserver l'acompte de la réservation pour les annulations de dernière minute. Une fois qu'une réservation a été prise avec un acompte, vous aurez maintenant la possibilité de conserver cet acompte lors d'une annulation de la réservation:
Prérequis : Configurer le code GL RETAINED_DEPOSIT_GLCODE (configuré par C&G)
- Trouver la réservation dans le menu de réservation au POS
- Cliquez sur "Annuler" le bouton rouge
- Cliquez sur la méthode de remboursement que vous souhaitez utiliser
- Cliquez sur "conserver le dépôt - Oui" dans la fenêtre
- Cliquez sur "Terminer la transaction"
Nouveaux champs (Configuré par C&G)
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DISABLE_FULL_DEPOSIT_PAYMENT : Permet de désactiver la fonction permettant au client de payer lui-même une réservation depuis son compte sur le ecommerce
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RESERVATION_DEPOSIT_PERCENTAGE : Permet de définir le montant de l'acompte par défaut en pourcentage (%).
Format de la valeur du champ : 15 = 15%, 20 = 20%, 25 = 25%, etc.
Vous ne pouvez définir qu'un seul % par défaut.
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RESERVATION_MANUEL_CONVERT : Une facture de réservation CONFIRMÉ est automatiquement convertie en transaction lorsque le paiement intégral est effectué et que le statut est changé en PAYÉ. Ce champ permet de ne pas transformé automatiquement une réservation en transaction.
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RESERVATION_MANUAL_CONVERT : Supprime la possibilité de convertir un devis en facture lors d'un paiement intégral (de CONFIRMED à PAID).
Codes de grands livres (Configuré par C&G)
DEPOSIT_GLCODE : Il s'agit du GL pour les acomptes.
RETAINED_DEPOSIT_GLCODE : Si vous souhaitez retenir l'acompte et ne pas le rembourser, vous devrez définir ce code GL afin que l'argent conservé soit placé quelque part.
Il est important de noter que :
- Lorsqu'un acompte est pris, la valeur doit apparaître en négatif dans DEPOSIT_GLCODE.
- Si une réservation est annulée mais que l'acompte est conservé, nous devons afficher le montant dans DEPOSIT_GLCODE en positif et afficher dans RETAINED_DEPOSIT_GLCODE le montant de l'acompte en négatif.
- Lorsqu'un acompte a été pris et que le client paie le solde, le montant dans DEPOSIT_GLCODE doit maintenant afficher le montant de l'acomptet en positif et le solde après l'acompte doit apparaître dans Paiement, et le montant total de la transaction doit apparaître en négatif dans Revenu.
IMPORTANT : Assurez-vous d'inscrire les bons champs d'acompte avec les bons grands livres, comme indiqué ci-dessous.