Active Campaign (Intégration CRM)

 

Introduction

Active Campaign est une plateforme de gestion de la relation client (CRM) qui facilite le marketing par courriel et l'automatisation de celui-ci. L'intégration avec Active Campaign permet aux données de Konnect de se synchroniser de manière transparente avec la plateforme AC (Active Campaign).

Par exemple, en étant capable de pousser les réservations et les noms d'entreprise, les parcs seront en mesure de créer une automatisation des campagnes de marketing, des scores de clients et bien plus encore ! Cette intégration a pour but d'offrir des campagnes de marketing personnalisées, et d'augmenter le succès de vente.

PARTIE 1: Terminologie

Il convient tout d'abord de comprendre la terminologie employée entre Konnect et Active Campaign.

Konnect	AC
Compte	Contacts: L'adresse email est la clé unique des contacts. Elle permet de s’assurer qu’un même contact, présent dans plusieurs sources (par exemple, un import CSV et la base de données Konnect), ne soit créé qu’une seule fois dans Active Campaign. Ainsi, les informations provenant de différentes sources seront consolidées sous un seul et même contact. Même en cas d’erreur de saisie dans des champs comme le prénom, le nom ou l’adresse, aucun doublon ne sera créé.
Nom de l'entreprise	Compte (entreprise contenant plusieurs contacts): La raison sociale est la clé unique des comptes (=entreprises dans Active Campaign). De la même manière, une faute de frappe dans d’autres champs du compte (adresse, type de compte, etc.) ne créera pas de doublon, puisque l’entreprise sera reconnue comme étant la même.
Réservation	Offres
Transaction	Transaction ecommerce pour un client

Notre intégration permettra ce qui suit :

• Chaque compte dans Konnect sera poussé vers les contacts dans Active Campaign

• Chaque transaction dans Konnect sera poussée vers une commande dans Active Campaign (elle se trouve directement dans le contact).

• Les réservations dans Konnect seront poussées vers les offres dans Active Campaign

• Le nom de l'entreprise dans Konnect sera poussé vers les comptes dans Active campaign.

Détails de synchronisation

Un compte Konnect sera synchronisé avec Active Campaign à la suite de ces actions :

- Lors de l'initialisation de la première synchronisation
- Lors de la mise à jour d'un compte
- Lorsque le compte effectue une transaction
- Lorsque la synchronisation est initiée manuellement dans Konnect

Dans les meilleures pratiques, nous synchronisons avec la liste principale d'Active Campaign du parc et la liste d'opt-in. Nous recommandons aux parcs d'utiliser principalement ces deux listes afin d'obtenir les meilleures expériences de synchronisation possibles. Nous ne prenons pas en charge les listes multiples.

L’utilisation d’une clé unique pour les contacts et les comptes est une pratique courante qui permet d’éviter les problèmes de synchronisation. Si d’autres champs étaient pris en compte pour faire correspondre les contacts et les comptes, cela deviendrait très complexe, voire ingérable : la moindre différence de caractère dans un champs entraînerait la création de comptes distincts, même s’il s’agit de la même entreprise.

Notez que la synchronisation est presque instantanée (60 secondes maximum).

PARTIE 2: Configuration & Champs de compte

1. Activation du module

➡️ N'hésitez pas à contacter votre CSM pour activer cette fonctionnalité dans votre environnement.

Une fois le module activé, vous pouvez rafraîchir le Back-Office, qui affichera le nouveau menu 'Moteur de CRM' sous Configuration.

2. Configuration du moteur CRM 

Actuellement, nous supportons Active Campaign mais le module a été construit de manière à ce que nous puissions avoir d'autres moteurs CRM dans le futur. Afin de configurer l'intégration Active Campaign :

1. Cliquez sur Configuration

2. Cliquez sur Moteur de CRM
   

3. Cliquez sur Créer Tenant CRM engine

4. Donnez un nom au moteur de CRM

5. Définir s'il est Actif ou non

6. Choisir le type ‘Active Campaign’ et cliquez sur Créer tenant CRM Engine
   

3. Association des champs de compte 

Notre implémentation permet aux parcs de synchroniser les champs natifs et les champs personnalisés.

Les champs synchronisés par défaut automatiquement à partir de Konnect :

1. Prénom

2. Nom de famille

3. Adresse courriel

Les champs personnalisés de Konnect à associer:

1. Adresse

2. Ville

3. État/Province

4. Code postal

5. Pays

6. Première date la plus proche d'une commande (visit_date_connectngo)

7. Locale (langue)

8. Promotions (opt-in)

Une fois que votre moteur CRM est configuré, vous pouvez cliquer sur l'œil pour voir les champs à associer.

Une fois dans les détails, vous pouvez cliquer sur Account Fields Mapping, en veillant à synchroniser les bons champs.

Nous n'autorisons que la synchronisation des champs suivants:

• Adresse 1

• Adresse 2

• Numéro de téléphone

• Ville

• État/Province

• Code Postal

• Pays

• Date de naissance

• Date de visite (la plus tôt)

• Account_type_connectngo (type de compte)

• Language_connectngo (langue)

Une fois que vous êtes satisfait de votre association, vous pouvez cliquer sur Mettre à jour et la synchronisation sera mise à jour du côté d'AC en quelques secondes.

4. Synchronisation Opt-in  

Avant d'activer la synchronisation, veuillez vérifier quel est l'ID de la liste opt-in. Comme vous le verrez dans l'exemple ci-dessous, l'ID est 2.[https://connectgodemo.activehosted.com/app/contacts?limit=100&listid=2&status=1].

Une fois que vous avez cette valeur, vous pouvez ajouter l'ID aux champs du moteur CRM ( BO → Configuration → Moteur de CRM → Détails → Champs) Cela permettra à l'intégration Konnect de faire correspondre les opt-in à la bonne liste.

Pour les spécialistes du marketing, la notion d'opt-in des visiteurs est cruciale. Dans Konnect, le "opt-in" se nomme "promotion". Dans un compte, vous pouvez définir cette valeur sur VRAI ou FAUX (dans le BO ou via le POS). La case promotion signifie que le contact a accepté de recevoir des communications d'Active Campaign ou de tout autre outil CRM. La case doit être cochée pour que le compte Konnect apparaisse dans la liste des contacts opt-in dans Active Campaign.

Le champ le plus important que nous poussons est la Visit_date_connectngo, voici comment il fonctionne :

• Cette date n'est affichée que pour les produits/tickets calendaire.

• Il s'agit de la date de votre première visite dans le parc ; cela signifie que si vous avez une visite en septembre, une en octobre et une en décembre, nous afficherons que la date de septembre.

• Si la réservation est annulée, la date est supprimée.

• Lorsque la date la plus proche (ex : septembre) est dépassée, nous indiquons alors la prochaine date la plus proche.

PARTIE 3 : Réservations

1. Association des champs de réservation 

Pour les réservations, nous synchronisons les champs suivants :

1. Date de clôture prévue (date à laquelle la réservation a été faite)

2. Statut de la réservation dans Connect&GO (Statut de la réservation dans Konnect --> DEVIS - CONFIRMÉ - PAYÉ - ANNULÉ)

3. Date de réservation dans Connect&GO (Date de visite)

Pour les synchroniser, vous devez cliquer sur les détails de votre moteur de CRM (œil), puis sur Reservation Fields mapping. Les champs devraient être associés de cette façon:

Comme vous pouvez le voir, il y a moins de champs que pour le compte client, mais il est toujours important d'être vigilant en sélectionnant le bon champ que vous voulez synchroniser entre AC et Konnect.

Une fois que vous êtes satisfait, cliquez sur "Mettre à jour" et vos champs de réservation seront maintenant synchronisés !

2. Flux de synchronisation des réservations dans Active Campaign 

Nous avons créé un tableau blanc ci-dessous pour illustrer la synchronisation de Konnect avec AC. Nous plaçons toutes les réservations de Konnect sous l'onglet "Offres" dans Active Campaign.

Un "pipeline" sera créé dans AC sous le nom de Connect&Go ; sous ce pipeline, une étape appelée "NOUVEAU" sera ajoutée où toutes les réservations apparaîtront. Toutes ces réservations seront placées sous NOUVEAU, quel que soit leur statut. Nous pensons que cela donnera à chaque parc la liberté d'automatiser ses étapes et ses transactions comme il le souhaite.

Attention: Vérifiez que l'étape de la réservation est configuré sur "Attribuer au hasard"

Dans les détails des réservations, vous pouvez voir que nous poussons les informations suivantes :

• Nom de l'offre → ID de réservation Konnect

• Compte → Nom de l'entreprise

• Description de l'offre → Produits contenus dans une réservation

• Contact principal→ Compte Konnect de l'utilisateur qui a effectué la réservation

• Propriétaire de l'offre → C'est le premier sur la liste des utilisateurs d'Active Campaign ; il sera toujours le premier car Konnect n'a pas de notion d'utilisateurs à l'intérieur du CRM.

• Reservation_status_connectngo → Le statut de la réservation (DEVIS - CONFIRMÉ - PAYÉ - ANNULÉ)

• Reservation_date_connectngo → Date de visite des produits calendaires

• Notes → Note publique (nous ne soutenons pas la note privée car elle n'apporte aucune valeur ajoutée)

Note: We do not support open tickets (not time-based) for an individual transaction.

Pour plus de détails sur notre module de réservation V2, veuillez lire : Réservation V2

3. Statuts

Pour rappel, nous avons 4 statuts de réservation dans Konnect :

• DEVIS: Un devis est établi lorsque le client réserve avec le parc, mais aucune capacité n'a été réservée ou allouée car aucun paiement n'a été effectué.

• CONFIRMÉ: Confirmé est lorsque le client réserve avec le parc en versant un acompte. Le système alloue alors la capacité de réservation à l'utilisateur final/client.

• PAYÉ: Payé est lorsque le client paie intégralement le parc et que la facture est convertie en transaction, ce qui change le statut du client en payé.

• ANNULÉ: Annulé est lorsque le client décide d'annuler sa réservation à partir de n'importe. quel état.

Chaque fois qu'un statut est mis à jour dans Konnect, nous envoyons un événement à AC afin de mettre à jour les informations qui s'y trouvent également.

Il est important de comprendre qu'il n'y aura pas de date de visite sur votre fiche de contact tant que la réservation ne sera pas passée de DEVIS à CONFIRMÉ ou de DEVIS à PAYÉ. La raison en est que les réservations de DEVIS sont un accord verbal et non une promesse de visite. Le système n'attribue pas de disponibilités à une réservation sous forme de devis, c'est pourquoi nous ne voyons pas l'importance d'afficher une date.

PARTIE 4: Dépannage de la synchronisation d'Active Campaign

La première synchronisation peut être délicate, surtout si le parc a déjà utilisé l'intégration Active Campaign. Voici quelques étapes à suivre :

1. Assurez-vous que les champs Active Campaign  sous BO → Configurations → Moteur de CRM sont bien configuré.

   1. Base_url

   2. Clé API

   3. Opt-in List

2. Assurez-vous que les champs Compte et Réservation sont correctement associés.

3. Assurez-vous que la section "Offres" est définie comme "Attribuer au hasard" (Offres → Paramètres du pipeline-> Méthde d'assignation).
   

4. Si cela ne fonctionne toujours pas, allez dans le BO → Clients → Comptes→ Sélectionner tous les comptes → Cliquez sur le menu déroulant et appuyez sur "Sync Account to CRM" →  Bouton "Play" pour lancer l'action

Note : Lorsqu'un compte client est mis inactif ou a été rendu anonyme dans Konnect, aucune modification n'est actuellement apportée à la fiche contact dans Active Campaign. Il est donc nécessaire de s'assurer de décocher la case promotion avant d'effectuer ce type d'action.